Rulebook on the methodology of risk analysis in performing control in public procurement procedures

Ovim pravilnikom uređuje se metodologija analize rizika u vršenju kontrole u postupcima javnih nabavki.

Izrazi koji se u ovom pravilniku koriste za fizička lica u muškom rodu podrazumijevaju iste izraze u ženskom rodu.

Izrazi upotrijebljeni u ovom pravilniku imaju sljedeća značenja:

1) rizik je mogućnost nastupanja događaja ili okolnosti koji, ukoliko se ostvare, mogu negativno uticati na ostvarenje ciljeva postupka javne nabavke (zakonitost, ekonomičnost, efikasnost, blagovremenost, integritet, kvalitet predmeta nabavke);

2) analiza rizika je sveobuhvatan proces koji obuhvata identifikaciju, procjenu vjerovatnoće i uticaja, vrednovanje (rangiranje) i određivanje mjera za tretman rizika;

3) vlasnik rizika je lice ili organizacioni dio naručioca zadužen za praćenje određenog rizika i sprovođenje mjera njegovog tretmana;

4) matrica rizika je alat za vizuelno i numeričko prikazivanje nivoa rizika na osnovu kombinacije vjerovatnosti nastupanja i uticaja posljedica;

5) registar rizika je evidencija svih identifikovanih rizika, sa pripadajućim procjenama, mjerama tretmana, rokovima i vlasnicima rizika;

6) crvene zastavice (red flags) su unaprijed definisani indikatori koji upućuju na povećanu vjerovatnoću postojanja rizika od korupcije, sukoba interesa, namještanja postupka, ograničavanja konkurencije ili drugih nepravilnosti;

7) inherentni rizik je nivo rizika prije primjene bilo kakvih mjera kontrole,

8) rezidualni (preostali) rizik je nivo rizika koji preostaje nakon primjene mjera tretmana i postojećih kontrola.

Cilj ovog pravilnika je da se uspostavi jedinstven, dokumentovan i ponovljiv sistem za prepoznavanje rizika u javnim nabavkama, kako bi se rizici blagovremeno otkrili, ocijenili i adekvatno tretirali, te kako bi se smanjila izloženost naručioca pravnim, finansijskim, operativnim i reputacionim posljedicama.

Analiza rizika u vršenju kontrole u postupcima javnih nabavki sprovodi se na strateškom (sistemskom) nivou - najmanje jednom godišnje, kroz izradu Godišnjeg registra rizika javnih nabavki naručioca, koja obuhvata analizu planiranih postupaka javnih nabavki za narednu godinu, kapacitete naručioca, rezultate prethodnih kontrola i revizija, te identifikovane sistemske slabosti.

Analiza rizika zasniva se na sljedećim principima:

- sveobuhvatnost koji podrazumijeva da se rizici sagledavaju kroz sve faze postupka javne nabavke, od planiranja do realizacije ugovora;

- proporcionalnost koji podrazumijeva da su obim i dubina analize srazmjerni vrijednosti, složenosti i rizičnosti predmeta nabavke;

- dokumentovanost koji podrazumijeva da svaka identifikacija i procjena rizika treba da bude pismeno obrazložena i sačuvana u dokumentaciji postupka;

- objektivnost koji podrazumijeva da se procjena rizika vrši na osnovu utvrđenih kriterijuma i dostupnih podataka, a ne na osnovu subjektivnih utisaka;

- kontinuitet koji podrazumijeva da se rizici prate tokom cijelog trajanja postupka i po potrebi se ažuriraju;

- nezavisnost procjene od sprovođenja koji podrazumijeva da lica koja vrše procjenu rizika, u mjeri u kojoj je to moguće s obzirom na kapacitete naručioca, ne treba da budu jedina lica koja odlučuju o ishodu postupka.

Identifikacija rizika vrši se po fazama postupka javne nabavke, a naročito u odnosu na:

- fazu planiranja nabavke (utvrđivanje potreba, određivanje predmeta i procijenjene vrijednosti);

- fazu istraživanja tržišta i pripreme tenderske dokumentacije;

- fazu objavljivanja tenderske dokumentacije i sprovođenja postupka;

- fazu pregleda, ocjene i vrednovanja ponuda;

- fazu donošenja odluke naručioca, uključujući mogućnost žalbe;

- fazu zaključenja i realizacije ugovora, uključujući izmjene ugovora, kontrolu kvaliteta isporuke/izvođenja i okončanje ugovora.